Деньги на счёте есть, а зарабатываешь ты или нет - по ним не видно

Остаток на счёте растёт - и это ещё ничего не значит

Начну с самого частого самообмана.

Человек смотрит на остаток денег в конце месяца. Остаток положительный, больше, чем в прошлом месяце. Вывод: работаем нормально.

Так вот. Растущий остаток не говорит об эффективности. Это не для этого отчёт. Он говорит только одно: есть у тебя деньги или нет. Сколько пришло, сколько ушло, сколько осталось.

А остаться на счёте может запросто чужое. Авансы клиентов, деньги на материалы, которые ты ещё не закупил. Всё это лежит и создаёт ощущение, что дела идут.

Про то, чем прибыль отличается от денег на счёте и откуда берутся кассовые разрывы, я писал отдельно. Здесь разговор дальше: какие ещё отчёты нужны, чтобы видеть картину, а не остаток.

Отчёт первый: ДДС

Самый простой и самый первый. Это фиксация всех транзакций: приходы, расходы и остаток на конец месяца. В готовых таблицах и программах эту строку обычно подписывают словом «сальдо» - если встретишь, это оно и есть.

Правило по нему у меня одно: остаток каждый месяц должен быть положительным. Неважно, наши это деньги или не наши - важно, чтобы кэш в принципе был и рос.

Считается по кошелькам. Кошелёк - это наличные и расчётный счёт, больше ничего туда не заводим.

И ещё раз, потому что на этом спотыкаются: ДДС не отвечает на вопрос, эффективен ли бизнес. Он отвечает на вопрос, есть ли деньги. Это разные вопросы.

Отчёт второй: учёт сделок

Вот этого отчёта обычно нет ни у кого, а в ремонте он решает больше всех.

Причина в сроке. Средний срок сделки у меня 4-8 месяцев. Всё это время по объекту идут транзакции, причём сразу по нескольким продуктам: дизайн, ремонт, мебель, комплектация.

Если валить это в общую кучу, разобраться потом невозможно. Поэтому учёт ведётся по каждому объекту отдельно: фиксируется каждая транзакция и её тип. Так по объекту накапливается история.

Что это даёт на практике. Ты видишь маржинальность - и не общую, а по каждому объекту. Просела общая маржинальность? Открываешь объекты по одному и находишь тот, который её и утащил. Причём видно даже, в разрезе какого продукта просело: дизайн, ремонт, мебель или комплектация.

И вот тут всплывает связь со сметой. Маржинальность объекта закладывается не в конце, а в момент расчёта - про то, как считать смету, чтобы объект не ушёл в минус, у меня есть отдельная статья. Учёт сделок просто показывает постфактум, сработал расчёт или нет.

Дальше это перестаёт быть загадкой и становится задачей. Ты знаешь конкретный объект и конкретное место, где потерял деньги.

Сравни с ситуацией, когда у тебя только ДДС. Там ты видишь, что денег стало меньше. Где именно и почему - не видишь.

Отчёт третий: ОПиУ

Расшифровывается как отчёт о прибылях и убытках - в обиходе его ещё называют P&L. Это отчёт про эффективность бизнеса целиком.

По нему понятно, как компания отработала период: где какие расходы в процентном соотношении выросли, где упали. Это анализ конкретно твоего бизнеса, по которому видно, что болеет.

И дальше с этим можно идти в конкретную зону ответственности и разбираться там. Не «у нас всё дорого», а «вот эта статья выросла на столько-то процентов - почему».

Это, кстати, не то же самое, что метрики воронки. Метрики показывают, как работает путь клиента - сколько заявок, замеров, договоров. ОПиУ показывает, во что это обошлось. Считать надо и то и другое, но это разные приборы.

Разница с учётом сделок такая. Учёт сделок показывает больной объект: вот эта квартира съела маржу, и съела на комплектации. ОПиУ показывает больную зону в компании: вот эта статья расходов растёт третий месяц подряд, независимо от объектов.

Первое лечится на конкретном объекте. Второе - на регулярной встрече, где за зону кто-то отвечает: у меня для этого есть свой недельный ритм, про него я писал отдельно.

Почему баланса у меня почти нет

Здесь скажу то, чего не пишут в учебниках.

Баланса у нас, по сути, нет. Точнее, есть очень простой - он показывает, сколько денег наших, а сколько не наших. И всё.

Причина простая: активов у нас нет. Наша услуга их не требует, мы ничего не приобретаем. Нет складов, нет парка техники, нет цехов. Считать в балансе нечего.

Поэтому если ты делаешь ремонт как услугу, не трать время на полноценный баланс. Тебе от него нужна ровно одна цифра: сколько на счету чужих денег. Авансы клиента - это не твои деньги, даже когда они лежат у тебя.

Что было, пока отчётов не было

Скажу честно, откуда я всё это знаю.

Пока у нас не было финансового управленческого учёта, мы не понимали ни точку безубыточности, ни в целом сколько зарабатываем. Работали, деньги двигались, объекты закрывались - а ответа на простой вопрос «мы вообще в плюсе?» не было.

Это не редкая история. Это нормальное состояние компании, которая выросла из бригады: обороты уже приличные, а понимания нет.

С чего начать

Финансовые отчёты ремонтной компании не заводят все три разом - так их обычно и бросают через месяц.

Начни с ДДС. Это самый простой отчёт и единственный, который можно вести хоть в таблице: пришло, ушло, осталось. Он не ответит, зарабатываешь ли ты, но даст базу - без неё остальные два не из чего собирать.

Вторым добавляй учёт сделок. Как только объектов становится больше двух-трёх и они идут месяцами, общая касса перестаёт что-либо объяснять, а разрез по объектам сразу показывает, где течёт.

ОПиУ - третьим, когда первые два уже ведутся регулярно и в них можно верить.

Коротко об авторе

Считать деньги я научился не сразу и довольно дорогой ценой: первые годы обороты росли, а на вопрос «сколько мы зарабатываем» ответа у меня не было. Отдельно ходил учиться финансовому управленческому учёту, потому что своим умом до этого не дошёл. Сегодня по каждому объекту у меня видно маржинальность в разрезе продукта: отдельно дизайн, отдельно сами работы, отдельно комплектация и мебель. Пишу из практики, а не из учебника.

Частые вопросы

Какой отчёт заводить первым?

ДДС. Он самый простой: приходы, расходы и остаток на конец месяца, и его можно вести в обычной таблице. Он не скажет, эффективен ли бизнес, но без него не собрать остальные.

Чем ДДС отличается от ОПиУ?

ДДС отвечает на вопрос «есть ли у нас деньги», ОПиУ, то есть отчёт о прибылях и убытках, - на вопрос «эффективно ли мы работаем». По ДДС видно движение кэша, по второму - как изменились расходы в процентах и что в компании болит.

Зачем вести учёт по каждому объекту, если есть общий?

Потому что в ремонте сделка тянется месяцами и идёт сразу по нескольким продуктам. В общей куче не найти, какой объект утащил маржинальность. В разрезе по объектам это видно за минуту, вплоть до конкретного продукта.

Нужен ли баланс, если я делаю только ремонт?

Скорее нет. Услуга не требует активов - ни складов, ни техники, ни цехов. От баланса тебе нужна одна цифра: сколько на счету чужих денег, то есть авансов клиентов.

Что считать «кошельком» в ДДС?

Наличные и расчётный счёт. Больше ничего в кошельки не заводим, иначе учёт расползается.